Зошит, Excel чи програма: коли майстерні пора міняти облік

Коротка відповідь: не тоді, коли «всі так роблять», і не тоді, коли замовлень стало «багато». А тоді, коли з'являється хоча б одна з семи ознак нижче. Поки їх немає — зошит чесно робить свою роботу, і міняти його нема на що.

Зошит: поки рахує одна голова

Зошит на прийомі — не ознака відсталості, а найшвидший облік з усіх можливих. Прийняв телефон, записав рядок: хто, що, скільки, коли забере. Жодних форм, жодних паролів, працює без світла. Поки в майстерні одна людина і десяток ремонтів на тиждень, зошит виграє в будь-якої програми за швидкістю — бо всі відповіді на запитання клієнта лежать у голові того, хто цей зошит веде.

Ламається він у двох місцях. Перше — коли з'являється друга голова: майстер, приймальник, партнер. Тепер рядок у зошиті бачить один, а клієнту відповідає інший, і починається «зараз уточню». Друге — коли треба порахувати не окремий ремонт, а місяць: скільки заробили, скільки з того з'їли запчастини, скільки винен майстру, скільки винні клієнти. На такі запитання зошит не відповідає взагалі — він тільки зберігає рядки.

Таблиця: коли з'явилась друга людина

Excel або Google-таблиця — природний другий крок, і він добрий. Рядки видно всім одразу, є фільтр за статусом, можна порахувати суму за місяць. Для двох людей і кількох десятків замовлень на місяць це закриває більшість питань, і ми не радимо стрибати через цей етап заради програми.

Проблема таблиці не в тому, що вона таблиця, а в тому, що їх швидко стає три. Одна — замовлення. Друга — залишки запчастин, бо в замовленнях їх рахувати незручно. Третя — гроші: хто заплатив, хто винен, скільки віддали майстру. Три таблиці ведуть три різні руки в різний час, і між ними немає зв'язку: запчастину видали в ремонт, а в залишках вона ще є; ремонт оплатили, а в боргах він ще висить; майстер порахував свій відсоток зі своєї таблиці, а ви — зі своєї, і цифри різні.

Питання «скільки насправді заробив цей ремонт» у трьох таблицях має відповідь, але щоб її отримати, треба зібрати три рядки з трьох файлів руками. Поки таких ремонтів десять на місяць — це вечір. Коли сто — цього не робить ніхто, і маржа стає «приблизно тридцять відсотків», бо так здається.

Сім ознак, що пора міняти облік

Це не бали, які треба набрати. Досить однієї, яка повторюється щотижня.

1. Пише більше ніж одна людина. Приймальник записав, майстер закреслив, ви не знаєте, хто правий. У зошиті немає «хто і коли змінив», а саме це читають, коли клієнт сперечається.
2. Клієнт дзвонить спитати «ну що там». Кожен дзвінок — хвилина майстра, знята з ремонту. Десять таких дзвінків на день — це пів години роботи, заплачені за те, що клієнт не бачить статус сам.
3. Запчастину видали, а хто і в який ремонт — не пам'ятаєте. Залишки у файлі не сходяться з полицею, і різницю ніхто не шукає, бо шукати дорожче за різницю.
4. Маржа ремонту — «приблизно». Ви знаєте виторг за місяць, але не знаєте, скільки з нього з'їли запчастини, бо ціна деталі береться з пам'яті, а не з приходу.
5. Майстер сперечається за відсоток. Він рахує від суми замовлення, ви — від робіт без запчастин, і щомісяця це розмова. Розмова — ознака, що правило не записане там, де його не можна прочитати по-різному.
6. Борги клієнтів живуть у голові. «Забрав, сказав перекине» — і через місяць ви не пам'ятаєте, чи перекинув. Це найдорожчий пункт списку: він не про облік, а про гроші, які просто зникли.
7. З'явилась друга точка або поштові замовлення. Зошит фізично лежить в одному місці. Друга адреса, приймання по Новій пошті, майстер, який працює з дому, — кінець зошита без варіантів.

Що не є причиною міняти облік

«У великих сервісів є програма» — не причина: у великих і бухгалтер є. «Знайомий порадив» — не причина: у знайомого інший потік і інша майстерня. «Програма безкоштовна» — теж не причина: безкоштовного часу на її освоєння не буває, і якщо потік цього не потребує, ці години краще вкласти в ремонти.

Чесний поріг такий: три ремонти на тиждень, один майстер, запчастини під замовлення — лишайтесь у зошиті. Програма на такому обсязі не окупить навіть годину на налаштування. Повертайтесь до списку ознак, коли з'явиться друга людина або друга сотня замовлень на місяць — те, що настане першим.

Що має вміти програма для майстерні

Список — не з реклами, а зі списку ознак вище: кожен пункт закриває один спосіб, яким зошит або таблиця вас підводять. Перевіряйте будь-яку систему саме за ним, а не за кількістю кнопок.

• Замовлення з історією змін. Хто прийняв, хто змінив статус, хто вписав суму — і коли. Це відповідь на першу ознаку.
• Квитанція клієнту і статус за посиланням. Без реєстрації і без дзвінків: людина відкриває посилання з SMS і бачить, на якому етапі ремонт. Друга ознака.
• Склад, з якого деталь видається прямо в замовлення — із собівартістю з приходу, а не зі стелі. Третя і четверта.
• Відсоток майстру від робіт, а не від запчастин, заданий один раз як правило, а не як щомісячна розмова. П'ята.
• Каса і борги з тих самих замовлень. Готівка, термінал і рахунок ФОП окремо; хто винен — видно без окремої таблиці. Шоста.
• Кілька точок в одній системі з різними правами: майстер бачить своє, ви — все. Сьома.
• Звіти, які рахуються з тих самих журналів, а не з окремої копії даних, яка може розійтись.
• Перенесення з таблиці. Номенклатура, залишки й контрагенти мають заїхати з вашого Excel, а не набиратись заново — інакше переїзд просто не відбудеться.

Окремо про чеки. Облікова програма — будь-яка — від касового апарата не звільняє: обов'язок видавати чек залежить від способу оплати, а не від того, у чому ведуть облік. Що з цього випливає саме для майстерні — у статті РРО в майстерні з ремонту техніки. Тут важливо інше: якщо чек потрібен, він має народжуватись із замовлення, а не набиратись удруге в окремому застосунку.

Як переїхати, не зупиняючи майстерню

Найчастіша помилка — спроба перенести все й одразу. Історію ремонтів за три роки переносити не треба: вона лишається в старій таблиці як архів, і за рік ви відкриєте її двічі. Переносяться три речі — номенклатура запчастин, залишки на сьогодні й список постійних клієнтів — і всі три у вас уже є в Excel.

1. Тиждень перший: нові замовлення приймаєте в програмі, старі добиваєте в зошиті. Два обліки паралельно — нормально на тиждень і ненормально на місяць.
2. Тиждень другий: заводите залишки складу і видаєте запчастини з нього. Саме з цього моменту маржа стає справжньою.
3. Тиждень третій: підключаєте касу й відсоток майстру — коли замовлення вже течуть, а не до того.

Прийняти перший пристрій у новій системі має займати хвилини, а не день. Якщо для першого замовлення потрібен тиждень налаштувань — це не та система для майстерні на двох.

Як це виглядає в Кміт

Далі — про нашу систему, і лише те, що є на екрані сьогодні. Кміт зроблений разом із сервісним центром, який щодня приймає, ремонтує і видає: пункти зі списку вище — не побажання, а те, через що він пройшов сам.

• замовлення з квитанцією і чек-листом стану, воронка статусів під ваш процес, історія «хто що змінив»; кілька пристроїв в одному замовленні;
• клієнт бачить статус за посиланням із квитанції або SMS — без цін, коду видачі й внутрішніх коментарів;
• склад із середньозваженою собівартістю, деталь видається прямо в замовлення;
• каси окремо — готівка, термінал, рахунок ФОП; передоплата, повернення, борги клієнтів видно без окремої таблиці;
• відсоток майстру від виконаних робіт, ставка може відрізнятись за каналом — прийом на місці чи поштове замовлення;
• номенклатуру, залишки й контрагентів переносимо з вивантаження Excel — так стартували обидва сервісні центри, для яких система робилась;
• перше замовлення — приблизно п'ятнадцять хвилин від створення проєкту до квитанції; склад і зарплату можна налаштувати пізніше.

Зараз система безкоштовна, далі планується символічна абонплата — про перехід попередимо заздалегідь; подробиці на сторінці вартість. Що є в системі для сервісного центру — на сторінці CRM для сервісного центру, а як воно влаштовано зсередини — у довідці, вона відкрита без реєстрації. Хочете подивитись на своєму потоці — залишіть заявку, покажемо на ваших замовленнях, а не на демо-даних.