Довідка
Як вести облік ремонтів, складу запчастин і компонентів, касу та собівартість у Кміт. Порядок розділів — це порядок, у якому систему зазвичай і налаштовують: від першого проєкту до звіту по маржі.
Перший запуск
Після входу ви опиняєтесь у проєкті, який створився разом з організацією. Мінімум, щоб почати приймати роботу:
- перевірити воронку статусів — вона вже є, але назви й кольори ваші;
- створити склади, якщо їх кілька (основний, полиця майстра, авто);
- завести початкові залишки — те, що вже лежить на полицях;
- додати людей і роздати їм рівні доступу;
- перевірити каси: готівка й термінал створюються самі, рахунок ФОП додається руками.
Проєкти: чому вони ізольовані
Проєкт — це окремий світ: свої контрагенти, свій склад, своя каса, свої звіти. Виробництво і сервісний центр в одному акаунті не бачать даних один одного, і це навмисно: спільний склад двох різних напрямків рано чи пізно дає «кудись поділась деталь».
Один клієнт, якого обслуговують у двох проєктах, — це дві окремі картки. Спільні між проєктами лише люди: людина належить організації, а доступ отримує в кожному проєкті окремо.
Перемикач проєктів безкоштовний. Це не «додаткова локація за окрему плату» — саме на цьому будувався вибір на користь власної системи.
Статуси замовлень
Воронка налаштовується під ваш процес: назви, кольори, порядок. Але кожен статус несе тип — новий, у роботі, очікування, готовий, закритий, скасований. Саме за типом працюють звіти й публічне посилання для клієнта, а не за назвою, тож «Чекаємо запчастину з Китаю» лишається очікуванням, як його не назви.
- Перехід у закритий тип ставить дату видачі, повернення назад — знімає.
- Скасовані замовлення не рахуються у звітах як продаж: відмова — не виручка.
- Для кожного статусу можна ввімкнути SMS клієнту (див. нижче).
Замовлення: від прийому до видачі
Замовлення — це один візит клієнта, у якому може бути кілька пристроїв. Номер видається автоматично з префіксом проєкту; два приймальники ніколи не отримають один номер.
Що заповнюється на прийомі
- Пристрій і несправність — словами клієнта, це потім і читають;
- Код розблокування — щоб майстер не шукав вас телефоном; на ярлику він за замовчуванням не друкується;
- Зовнішній вигляд — захист від спору при видачі;
- Передоплата — одразу стає проводкою в касі, а не написом на квитанції.
Рядки замовлення
Їх три види, і різниця не косметична:
| Вид | Що це | Що з ним рахується |
|---|---|---|
| Робота | те, що зробили самі | іде в базу для відсотка майстра |
| Запчастина | взята зі складу | несе собівартість; видалення рядка повертає деталь на склад |
| Підряд | робота, віддана на сторону | ціна клієнту й гонорар підряднику окремо; у відсоток майстра не входить |
Друк — квитанція A5 і ярлик 58×40 мм на кожен пристрій. Історія замовлення дописується сама і не редагується: коли клієнт сперечається, важливо саме «хто і коли що змінив».
Склад запчастин і компонентів
Складів у проєкті може бути кілька, один із них основний. Товар між ними ходить документом «Переміщення», собівартість переїжджає разом і не змінюється — це не продаж і не купівля.
Два правила, на яких тримається все
- Будь-яка зміна залишку — це документ. Оприбуткування, видача в ремонт, списання, переміщення, інвентаризація. Немає способу «просто поправити цифру», і саме тому залишок завжди можна пояснити рядками.
- Собівартість — середньозважена. Прихід її рухає, видача споживає за поточною. Дві партії одного екрана за різною ціною дають одну середню, а не «останню» — інакше маржа стрибала б залежно від того, який прихід був останнім.
У мінус піти не можна. Мовчазний мінус ламає собівартість і робить інвентаризацію безглуздою, тож двоє людей не спишуть останню деталь одночасно — другий отримає відмову, а не «−1 на полиці».
Інвентаризація
У документі вводиться порахована кількість, а не різниця. Різницю рахує система: людина з полицею в руках вважає штуки, а не дельти.
Категорії й пошук
Категорія — це просто поле товару, тож список категорій завжди відповідає тому, що справді лежить на складі. Окремий фільтр показує позиції без собівартості: це реальний товар, чию ціну ніхто не записав, і кожна така позиція завищує маржу майбутнього продажу.
Початкові залишки — окремий документ
Те, що лежало на полицях у день переходу з іншої системи, заводиться документом «Початкові залишки». Він рухає товар точно як прихід і навмисно ним не є.
Прихід означає, що вам щось продали. Заведіть так тисячу позицій — і постачальник повисне з боргом, якого немає, а звіт закупівель прочитається як «ми витратили пів мільйона за один день».
Каса й оплати
Кас може бути кілька: готівка, термінал, рахунок ФОП. Залишок ніде не зберігається — він рахується з проводок, тож не може розійтися з їхньою сумою.
- Сума завжди додатна, напрямок несе «прихід / витрата»;
- переказ між своїми касами — дві проводки, і в дохід він не входить: перекладання з кишені в кишеню не є заробітком;
- «Оплачено» по замовленню рахується з проводок, збереженого поля немає;
- виправлення — зустрічна проводка, а не редагування історії.
Зарплата майстра
Учаснику проєкту ставиться відсоток. Він рахується від робіт, які виконав саме він, і лише за замовленнями, які вже закриті. Запчастини не рахуються: майстер заробляє на роботі, а не на націнці магазину.
Виплата створює витратну проводку і штампує оплачені рядки. Наступний розрахунок бачить лише неоплачені — двічі за одну роботу не нарахується, навіть якщо натиснути двічі.
Відвантаження контрагентам
Продаж — це такий самий складський документ, лише іншого виду. У позиції два грошові поля: собівартість і ціна продажу. При проведенні собівартість заморожується поточною середньою — пізніший прихід за іншою ціною не переписує маржу вже зробленої відвантаження.
Борг покупця = сума документа мінус оплати. Окремої таблиці боргів немає й не треба. На сторінці контрагентів є колонка Баланс: плюс — нам винні, мінус — ми винні. Складається з виданих замовлень, проведених відвантажень і проведених приходів.
Права доступу
Рівні доступу — це не чотири зашиті ролі, а ваші набори галочок. Новий проєкт отримує чотири заготовки (адміністратор, керівник, майстер, наглядач), і будь-яку можна переписати під себе. Зміни діють одразу, без перезаходу.
Права нарізані дрібніше саме там, де питання довіри різні:
- видати запчастину в ремонт — одне;
- оприбуткувати прихід — інше;
- списання, переміщення, інвентаризація — третє: це єдиний спосіб безслідно закрити недостачу.
Роль адміністратора захищена: її не можна обрізати або видалити. Проєкт, у якого не лишилось повнодоступної ролі, більше не має ким керуватись, і повернути це через інтерфейс було б неможливо. Роль, на якій є люди, теж не видаляється — інакше хтось тихо втратив би доступ.
Видимість замовлень — на рівні запиту. Без права «бачити всі замовлення» майстер отримує лише свої, і не тому, що інтерфейс їх ховає: їх немає у відповіді.
SMS клієнту
Шлюз належить вашій організації: свій договір із TurboSMS, своє підтверджене альфа-імʼя, свій рахунок. Ключ задається в Налаштування → SMS клієнтам і ніколи не повертається назад із системи — видно лише, чи він заданий.
- Які статуси пишуть клієнту — налаштування воронки, а не код;
- шаблон свій, підставляються номер, пристрій, статус, проєкт, клієнт, посилання;
- перед відправкою система питає: SMS коштує грошей і не відкликається, а статус часто виправляють через секунду;
- один статус — одне повідомлення: рух туди-сюди не переслює SMS;
- поки шлюз не ввімкнено, черга не збирається — нічого не накопичується «на потім».
Звіти
| Звіт | На яке питання відповідає |
|---|---|
| Дашборд | що зараз на столі, скільки прийняли й видали, скільки в касі |
| Майстри | хто скільки закрив і скільки на цьому заробив сервіс |
| Пристрої | з чим приходять найчастіше |
| Воронка | де застрягає робота; окремо — очікуваний дохід |
| Рух складу | що прийшло, що пішло, що списали |
| Вартість складу | скільки грошей лежить на полицях сьогодні |
| Відвантаження | кому скільки віддали, маржа, оплата, борг |
«Борг клієнтів» і «Очікуваний дохід» — різні числа, і їх постійно плутають. Борг — гроші за пристрої, які вже віддали. Очікуваний дохід — роботи по замовленнях, які ще стоять у вас. Множини не перетинаються, тому складати їх безглуздо.
Часті питання
Чи можна виправити проведений документ?
Правильний спосіб — зустрічний документ. Історія має лишатись відтворюваною: залишок, який не можна пояснити рядками, — це не облік.
Що бачить клієнт за публічним посиланням?
Номер, статус, пристрій, несправність і дати. Ні цін, ні коду розблокування, ні внутрішніх коментарів, ні імен співробітників — такі посилання пересилають далі, і це враховано.
Чи є мобільна версія?
Це той самий сайт: кожен екран перевіряється на 320 і 390 пікселях, бо замовлення приймають з телефона в руках, а не сидячи за монітором.
Чи можна працювати в кількох організаціях з одного логіна?
Так. Пошта унікальна глобально, а належність до організацій — окремо, тож другий акаунт заводити не треба.