Довідка

Як вести облік ремонтів, складу запчастин і компонентів, касу та собівартість у Кміт. Порядок розділів — це порядок, у якому систему зазвичай і налаштовують: від першого проєкту до звіту по маржі.

Перший запуск

Після входу ви опиняєтесь у проєкті, який створився разом з організацією. Мінімум, щоб почати приймати роботу:

1. перевірити воронку статусів — вона вже є, але назви й кольори ваші;
2. створити склади, якщо їх кілька (основний, полиця майстра, авто);
3. завести початкові залишки — те, що вже лежить на полицях;
4. додати людей і роздати їм рівні доступу;
5. перевірити каси: готівка й термінал створюються самі, рахунок ФОП додається руками.

Проєкти: чому вони ізольовані

Проєкт — це окремий світ: свої контрагенти, свій склад, своя каса, свої звіти. Виробництво і сервісний центр в одному акаунті не бачать даних один одного, і це навмисно: спільний склад двох різних напрямків рано чи пізно дає «кудись поділась деталь».

Один клієнт, якого обслуговують у двох проєктах, — це дві окремі картки. Спільні між проєктами лише люди: людина належить організації, а доступ отримує в кожному проєкті окремо.

Перемикач проєктів безкоштовний. Це не «додаткова локація за окрему плату» — саме на цьому будувався вибір на користь власної системи.

Типи проєктів і що тут означає «замовлення»

При створенні проєкту питаються дві речі, і плутати їх не варто. Тип — це про ваш бізнес: він засіває воронку статусів і підставляє відповідь на друге питання. «Що тут означає замовлення» — це вже поведінка: саме воно вирішує, чи питати пристрій, чи друкувати квитанцію і ярлик, чи показувати клієнту статус за посиланням.

Воронку далі правите як завгодно — це лише заготовка. А от друге питання справді щось міняє:

Склад, каса, борги, звіти й зарплата однакові в усіх типах. Вони не залежать ані від типу, ані від того, що тут означає «замовлення», — їх вмикають права доступу, і нічого більше. Мийка зі складом хімії та касою працює точно так само, як сервісний центр зі складом запчастин: різниця між бізнесами живе у формі прийому, воронці й друкованих формах, а не в журналах. Саме тому вони й сходяться.

Обидва питання змінюються потім, у налаштуваннях проєкту. Тип не прив'язує вас ні до чого назавжди.

Нерухомість: обʼєкти

У проєкті нерухомості зʼявляється розділ «Обʼєкти». Це перша річ у системі, яка живе довше за замовлення: квартира стоїть у базі рік і переживає десяток покупців, кожен зі своїм шляхом по воронці.

Тому замовлення тут — інтерес покупця до конкретного обʼєкта, і без обʼєкта його не створити: угода без нього — це просто дзвінок, який у списку не відрізнити від іншого такого ж. Один обʼєкт тримає скільки завгодно таких інтересів, і в картці видно, скільки їх.

• Обовʼязкова лише адреса: обʼєкт заводять із телефона, стоячи в підʼїзді. Кімнати, площа, поверх, ціна і фото дописуються потім.
• Продаж чи оренда — це зміст поля «ціна», а не позначка: півтори тисячі за трикімнатну означають протилежні речі.
• Валюта — на обʼєкті, а не на проєкті: житло рахують у доларах, а касу ведуть у гривні.
• Ексклюзив — дата, а не галочка: строк і є те, що згадують за тиждень до кінця.
• Опис піде клієнту, примітка — ні. «Власник поспішає, торг до двох тисяч» живе саме в примітці.
• Обʼєкт із замовленнями не видаляється — його знімають статусом, щоб історія показів не вела в нікуди.

Комісія, яка ділиться між двома агентами, працює звичайною зарплатою: виконавець стоїть на РЯДКУ замовлення, а не на всьому замовленні, тож дві роботи з різними агентами — це і є поділ.

Далі — запити покупців із підбором і вивантаження на майданчики. Їх поки немає, і ми про це кажемо прямо.

Статуси замовлень

Воронка налаштовується під ваш процес: назви, кольори, порядок. Але кожен статус несе тип — новий, у роботі, очікування, готовий, закритий, скасований. Саме за типом працюють звіти й публічне посилання для клієнта, а не за назвою, тож «Чекаємо запчастину з Китаю» лишається очікуванням, як його не назви.

• Перехід у закритий тип ставить дату видачі, повернення назад — знімає.
• Скасовані замовлення не рахуються у звітах як продаж: відмова — не виручка.
• Для кожного статусу можна ввімкнути SMS клієнту (див. нижче).

Замовлення: від прийому до видачі

Замовлення — це один візит клієнта, у якому може бути кілька пристроїв. Номер видається автоматично з префіксом проєкту; два приймальники ніколи не отримають один номер.

Що заповнюється на прийомі

• Пристрій і несправність — словами клієнта, це потім і читають;
• Код розблокування — щоб майстер не шукав вас телефоном; на ярлику він за замовчуванням не друкується;
• Зовнішній вигляд — захист від спору при видачі;
• Передоплата — одразу стає проводкою в касі, а не написом на квитанції.

Типи пристроїв і назви робіт — зі списку

Звіт по пристроях групує за тим, що набрав приймальник: «Ноутбук», «ноутбук» і «Нотбук» — три різні рядки. Тому тип пристрою обирається зі списку проєкту (Проєкти → Типи пристроїв), а назва роботи — з номенклатури послуг, разом із рекомендованою ціною, яка одразу підставляється в рядок.

Обидва списки відкриті: якщо потрібного немає, приймальник пише текстом. Закритий список зупинив би прийом на першій нетиповій роботі — а це гірше за один рідкісний рядок у звіті.

Рядки замовлення

Їх три види, і різниця не косметична:

Друк — квитанція A5 і ярлик 58×40 мм на кожен пристрій. Історія замовлення дописується сама і не редагується: коли клієнт сперечається, важливо саме «хто і коли що змінив».

Склад запчастин і компонентів

Складів у проєкті може бути кілька, один із них основний. Товар між ними ходить документом «Переміщення», собівартість переїжджає разом і не змінюється — це не продаж і не купівля.

Два правила, на яких тримається все

1. Будь-яка зміна залишку — це документ. Оприбуткування, видача в ремонт, списання, переміщення, інвентаризація. Немає способу «просто поправити цифру», і саме тому залишок завжди можна пояснити рядками.
2. Собівартість — середньозважена. Прихід її рухає, видача споживає за поточною. Дві партії одного екрана за різною ціною дають одну середню, а не «останню» — інакше маржа стрибала б залежно від того, який прихід був останнім.

У мінус піти не можна. Мовчазний мінус ламає собівартість і робить інвентаризацію безглуздою, тож двоє людей не спишуть останню деталь одночасно — другий отримає відмову, а не «−1 на полиці».

Інвентаризація

У документі вводиться порахована кількість, а не різниця. Різницю рахує система: людина з полицею в руках вважає штуки, а не дельти.

Комплектація

Кілька позицій складу збираються в один виріб: щит із автоматами, набір, комплект. Компоненти йдуть з полиці за поточною середньою, виріб лягає на полицю із собівартістю, рівною їх сумі, — вводити її руками не треба й нема де. Це не списання і не прихід: у звіті руху складу такі рухи стоять окремою колонкою, тож «списано» лишається словом про те, що справді зникло.

Категорії й пошук

Категорія — це просто поле товару, тож список категорій завжди відповідає тому, що справді лежить на складі. Окремий фільтр показує позиції без собівартості: це реальний товар, чию ціну ніхто не записав, і кожна така позиція завищує маржу майбутнього продажу.

Початкові залишки — окремий документ

Те, що лежало на полицях у день переходу з іншої системи, заводиться документом «Початкові залишки». Він рухає товар точно як прихід і навмисно ним не є.

Прихід означає, що вам щось продали. Заведіть так тисячу позицій — і постачальник повисне з боргом, якого немає, а звіт закупівель прочитається як «ми витратили пів мільйона за один день».

Перенесення старих замовлень з іншої системи

Найчастіша причина завести архів — не бухгалтерія, а база клієнтів та історія ремонтів: щоб через рік було видно, що цей ноутбук у вас уже лежав і з чим саме. Робиться це звичайними замовленнями, але дві речі варто вирішити до того, як заводити першу сотню.

Дати прийому й видачі проставляє система

Їх не переписати — це момент, коли рядок з'явився в базі. Тому реальні дати пишіть у коментар до замовлення («прийнято 12.03, видано 15.03»), і не звіряйтесь по цьому місяцю: воронка, «видано» й маржа покажуть увесь ваш архів так, ніби він стався сьогодні.

Це неминуче й нешкідливо, якщо знати заздалегідь. Тому архів краще завести за один-два дні, а не розтягувати: тоді «зіпсованим» буде короткий проміжок, а не кілька місяців звітності.

Гроші вносяться з реальною датою

У вікні «Прийняти оплату» є поле «Дата». Порожнє означає сьогодні — у щоденній роботі його не чіпають. Заводячи архів, поставте день, коли гроші справді взяли: виручка ляже у свій місяць, а замовлення все одно рахуватиметься оплаченим.

Заповнити її треба одразу. Оплата замовлення — похідна проводка: вона посилається на замовлення, тож пізніше не редагується взагалі. Дата одна на весь розрахунок, навіть коли він розділений на дві каси: «500 карткою і 500 готівкою» — це один момент, у який клієнт розплатився.

Якщо стара бухгалтерія вам не потрібна взагалі — просто не вносьте гроші по старих замовленнях. Каса почне рахувати з дня переходу. Ціна цього рішення одна: закриті й неоплачені замовлення висітимуть у «Борг клієнтів» постійною сумою. Не хочете й цього — заводьте архів без рядків з цінами: для бази клієнтів досить клієнта, пристрою і того, що робили.

Дві пастки

• Приберіть майстра з рядків робіт. Виконавець підставляється туди сам, а зарплата рахується від робіт у закритих замовленнях — інакше система нарахує відсоток за все, що майстри зробили й за що давно отримали;
• не беріть запчастини «зі складу». Це списання рухає сьогоднішній залишок реальної полиці. У старому замовленні запчастина — звичайний рядок з ціною.

Каса й оплати

Кас може бути кілька: готівка, термінал, рахунок ФОП. Залишок ніде не зберігається — він рахується з проводок, тож не може розійтися з їхньою сумою.

• Сума завжди додатна, напрямок несе «прихід / витрата»;
• переказ між своїми касами — дві проводки, і в дохід він не входить: перекладання з кишені в кишеню не є заробітком;
• «Оплачено» по замовленню рахується з проводок, збереженого поля немає;
• виправлення суми — зустрічна проводка, а не редагування історії.

Що в проводці все-таки можна виправити

Помилка людини, якій щойно дали доступ, — це майже завжди не сума, а «вибрав не ту статтю». Тому опис проводки правиться: стаття, контрагент, дата й примітка. Сума, напрямок і рахунок — ні: вони рухають гроші, і для них лишається зустрічна проводка.

• скільки днів дозволено правити — налаштування проєкту, типово три; 0 забороняє зовсім, порожнє поле знімає обмеження;
• похідні проводки не правляться взагалі: оплата замовлення, виплата зарплати, сторона переказу й оплата документа посилаються на щось інше, і їхня стаття — це зв'язок, а не опис;
• кожна правка потрапляє в журнал дій: хто, коли і що саме змінив.

Зарплата майстра

Учаснику проєкту ставиться відсоток. Він рахується від робіт, які виконав саме він, і лише за замовленнями, які вже закриті. Запчастини не рахуються: майстер заробляє на роботі, а не на націнці магазину.

Виплата створює витратну проводку і штампує оплачені рядки. Наступний розрахунок бачить лише неоплачені — двічі за одну роботу не нарахується, навіть якщо натиснути двічі.

Штрафи, премії та аванси

Це три різні вчинки, і одним словом їх краще не називати. Різниця не в знаку, а в тому, коли рухаються гроші:

Записується в рядку майстра: вид, сума, за що і дата. Каса завжди бачить рівно те, що майстер отримав, — окремої проводки «штраф» не буває, бо ми нічого не отримали, ми менше віддали. Аванс — єдиний виняток: він і є видані наперед гроші, тож проводка пишеться в день видачі.

• Усе рахується після відсотка, а не в базі: база — це з чого відсоток рахується, і чіпати її означало б зробити відсоток неправдою.
• На екрані видно, з чого склалась сума: нараховано, плюс премія, мінус штраф і аванс, і до виплати в підсумку.
• Штраф береться цілком або чекає, бо по скільки забирати — вирішуєте ви: якщо він більший за заробіток, заведіть двома рядками. Аванс повертається частинами: це вже видані гроші, і чекати вони не можуть — інакше аванс на пʼять тисяч у майстра, що заробляє чотири, не утримався б ніколи.
• Якщо в періоді є і штраф, і аванс, першим береться штраф: він або влазить цілком, або чекає, а аванс рухається завжди — тож інакше дрібний штраф не утримався б ніколи.
• Періодом не обмежені: який би місяць ви не обрали зверху, невраховане видно. Інакше воно загубилось би саме тоді, коли про нього забули.
• Те, чого вже торкнулась виплата, не видаляється — воно вплинуло на суму з каси. Помилку виправляє скасування самої виплати: воно поверне і роботи, і коригування.

Окремий блок «Штрафи, премії та аванси, які ще не враховані» показує їх по всій майстерні одразу — не треба відкривати кожного по черзі.

Підряд: робота, віддана на сторону

Зовнішній майстер називає свою ціну, сервіс додає свій інтерес. У замовленні це окремий вид рядка — «Підряд», а не робота із заповненою собівартістю. Причина практична: зарплата вибирає рядки «Робота» за виконавцем, і варто колись завести підрядника співробітником, як його роботи почали б накручувати відсоток. Окремий вид виключає це будовою.

• Ціна — що бере клієнт, собівартість — що віддали підряднику. Маржа замовлення одразу справжня;
• у рядку вказується підрядник — контрагент, а не співробітник. Саме за ним рахується борг перед ним;
• підрядник, заведений майстром, не отримає відсотка: розрахунок зарплати бачить лише рядки «Робота».

Кому і скільки ви винні

Борг перед підрядником видно в балансі його картки, як і борги клієнтів: мінус — ви винні. Рахується він з тих самих журналів — нараховане за рядками підряду мінус виплачене.

Виплата — витратна проводка зі статтею «Підряд» і вказаним контрагентом, без прив'язки до замовлення. Стаття тут не формальність: саме за нею система розуміє, що борг закритий, — та сама майстерня буває і підрядником, і постачальником запчастин, і плутати ці борги не можна. А витрата з номером замовлення означала б повернення грошей клієнту й відправила б замовлення в борги.

Коли саме виникає борг, вирішуєте ви в налаштуваннях проєкту: одразу, щойно роботу прийняли від майстра (типово — робота вже зроблена, і чекати клієнта він не зобов'язаний), або після видачі замовлення, якщо ви розраховуєтесь з отриманих грошей. Перемикач діє на всю історію: він описує правило, а не позначку на рядку.

Відвантаження контрагентам

Продаж — це такий самий складський документ, лише іншого виду. У позиції два грошові поля: собівартість і ціна продажу. При проведенні собівартість заморожується поточною середньою — пізніший прихід за іншою ціною не переписує маржу вже зробленої відвантаження.

Борг покупця = сума документа мінус оплати. Окремої таблиці боргів немає й не треба. На сторінці контрагентів є колонка Баланс: плюс — нам винні, мінус — ми винні. Складається з виданих замовлень, проведених відвантажень і проведених приходів.

Продаж послуги за прилавком

Продавати можна не тільки те, що лежить на полиці. Друк, поклейка скла з чужою запчастиною, обслуговування, миття — це послуги, і вони продаються тим самим чеком, що й товар, часто в одному рядку з ним.

Робиться це так: у Склад → Номенклатура заведіть позицію і вимкніть «вести облік залишків». Після цього вона зʼявиться в «Продажах» — з позначкою «Послуга» — і продаватиметься як усе інше: чек, оплата, борг покупця, повернення грошей.

• Залишку в неї немає, і фільтр «тільки в наявності» її не ховає: друк не може «закінчитись»;
• собівартості теж немає — з тієї ж причини, з якої її немає у власної роботи в замовленні. Уся сума послуги йде в маржу;
• повернути можна — грошима. На полицю не лягає нічого: послугу вже зробили;
• оприбуткувати, списати чи перерахувати послугу не можна. Прихід означав би борг постачальнику за річ, якої ніхто не привозив.

У звіті «Відвантаження» послуги стоять окремою колонкою, а не в «Відвантажено». Полиця за ними не поворухнулась, і рядок «відвантажено 4 200» там, де зі складу не пішло нічого, зробив би зі звіту про рух товару звіт ні про що. Гроші при цьому рахуються по всій угоді: за скло і за його поклейку платять разом.

Внизу того ж звіту — «Які послуги продали»: чого скільки і на яку суму. Колонки собівартості там немає навмисно — у послуги її не буває, і нулі в ній читались би як «забули заповнити». Таблиця зʼявляється, лише коли послуги справді були: сервісний центр, який нічого ними не продає, не має обростати порожніми блоками.

Виробництво: замовлення на партію

Якщо ви не ремонтуєте чуже, а виготовляєте своє — плати, меблі, вироби на замовлення, — у проєкті вмикається профіль «Виробництво» (Проєкти → змінити → «Що тут означає замовлення»). Слово «замовлення» починає означати інше: не чужу річ, яка лежить у вас, а перелік того, що ви маєте зробити й відвантажити. Пристроїв, квитанції та ярлика в такому проєкті немає — приймати нічого.

Це відповідь на питання, яке в обліку виробництва губиться найчастіше: кому що ми зараз збираємо. Доти, доки партія не поїхала, її не видно ніде — накладна з'являється вже тоді, коли все зроблено.

Замовлення — обіцянка, накладна — факт

Це головне правило, і з нього випливає решта. Гроші рахує проведена накладна, і тільки вона: виручка, борг покупця, маржа. Ціни в рядках замовлення є, але роблять рівно одне — підставляються у відвантаження, коли справа доходить до нього.

Чому не інакше: якби замовлення теж несло гроші, та сама партія лежала б у балансі двічі — як обіцяна і як відвантажена, — і борг покупця почав би залежати від того, з якого екрана на нього дивитись. Тому в картці виробничого замовлення немає рядка «до сплати»: рахунок виставляє відвантаження. Передоплату при цьому можна взяти будь-коли, і вона одразу видно в балансі замовника: поки партію роблять, товар винні ви.

Як це виглядає щодня

1. Замовлення — замовник, термін і про що домовились: чого чекає замовник, особливості партії, умови. Це та внутрішня примітка, яку читають, коли беруться за партію через тиждень. «Майстра» тут немає — відсотка від виробу не буває, і партію збирає цех, а не одна людина.
2. Позиції — вироби з номенклатури, кількість і ціна, про яку домовились. Вписати вільним текстом не можна навмисно: відвантажити те, чого немає в довіднику, неможливо, і такий рядок обіцяв би замовнику те, що нікуди не поїде.
3. Виготовили — готові вироби оприбутковуються на склад як власне виробництво. Сам розрахунок партії ведеться там, де ви його вже ведете.
4. Відвантажили — кнопка в картці виписує накладну на те, що ще не поїхало, і одразу відкриває її.

Відвантаження частинами

Партію рідко віддають за один раз. Кнопка створює чернетку накладної на весь залишок; кількість у ній можна виправити — тоді поїде частина, а решта лишиться за замовленням. Товар іде з полиці лише при проведенні, тож рядки видно перед тим, як склад зміниться.

У кожному рядку замовлення видно, скільки з нього вже відвантажено. Це число не зберігається — воно рахується з проведених накладних, тож розійтися з ними не може. Повернення від покупця зменшує його назад: товар знову на полиці, і замовлення знову має що віддати.

Коли поїхало все, замовлення закривається саме, а в історії лишається, хто провів документ. Прапорець, який доводиться гасити руками, з часом перестають гасити — і список відкритих замовлень перестає щось означати.

Чого тут немає навмисно

Розрахунку партії й списання компонентів за рецептурою. Замовлення відповідає на «кому що збираємо», а не «зі скількох конденсаторів складається плата»: у більшості майстерень це вже порахували в іншому місці, і другий розрахунок поруч означав би дві правди про собівартість. Компоненти списуються звичайним документом, готові вироби приходять на склад — облікова частина від цього сходиться.

Права доступу

Рівні доступу — це не чотири зашиті ролі, а ваші набори галочок. Новий проєкт отримує чотири заготовки (адміністратор, керівник, майстер, наглядач), і будь-яку можна переписати під себе. Зміни діють одразу, без перезаходу.

Права нарізані дрібніше саме там, де питання довіри різні:

• видати запчастину в ремонт — одне;
• оприбуткувати прихід — інше;
• списання, переміщення, інвентаризація — третє: це єдиний спосіб безслідно закрити недостачу.

Роль адміністратора захищена: її не можна обрізати або видалити. Проєкт, у якого не лишилось повнодоступної ролі, більше не має ким керуватись, і повернути це через інтерфейс було б неможливо. Роль, на якій є люди, теж не видаляється — інакше хтось тихо втратив би доступ.

Видимість замовлень — на рівні запиту. Без права «бачити всі замовлення» майстер отримує лише свої, і не тому, що інтерфейс їх ховає: їх немає у відповіді.

Онлайн-запис

Мийці, детейлінгу й майстру манікюру потрібне те, чого не потрібно сервісному центру: сторінка, з якої клієнт записується сам. Посилання кладуть в опис Instagram або в картку Google — воно веде на вибір послуги, майстра й вільної години.

Запис не є окремою сутністю: підтверджений клієнт одразу стає звичайним замовленням у календарі — з виконавцем, послугою й ціною. Джерело в нього своє, «Онлайн-запис», тож у звітах видно, скільки дав канал, а ставку майстра за цей канал можна задати окремо від приймання за стійкою.

Що ввімкнути, щоб це запрацювало

1. Налаштування проєкту → Онлайн-запис. Після ввімкнення там з'являться два посилання: своє на цю локацію і спільне на всі. В Instagram кладуть спільне: клієнт знає сервіс, а не філію.
2. Послуги. У номенклатурі, у позицій з вимкненим обліком залишків, задайте тривалість і позначку «доступна для онлайн-запису». Без тривалості послуга на сторінку не потрапляє: сітку вільних годин рахувати нічим.
3. Місць одночасно. Скільки візитів ви тягнете разом — боксів, крісел, постів. Це число потрібне, коли клієнт не обирає майстра.
4. Майстри. У розділі Команда позначте тих, до кого можна записатись. Приймати запис і мати доступ до системи — різні речі.
5. Робочі дні. Типово пн–сб. Календар усередині їх не питає, а публічна сторінка запропонує неділю, якщо їй не сказати.
6. SMS-шлюз. Без нього запис не пройде: код підтвердження нікуди буде надіслати.

Як це бачить клієнт

• обирає послугу з ціною й тривалістю, майстра або «будь-який вільний», день і годину;
• вводить ім'я й телефон, підтверджує номер кодом із SMS;
• отримує підтвердження з посиланням, звідки може скасувати — до тієї кількості годин, яку ви задали;
• напередодні отримує нагадування;
• наступного разу код уже не потрібен: браузер пам'ятає підтверджений номер пів року, і повторний запис іде у два дотики. Там же — «мої записи»: історія й скасування.

Чому час не «зависає»

Поки клієнт читає SMS, обрана година притримана й іншому не дістанеться — інакше двоє підтвердили б одну й дізналися про це на порозі. Не ввів код за десять хвилин — година повертається у продаж.

Сторінка відкрита інтернету, тож у неї є стелі: скільки непідтверджених заявок і скільки майбутніх візитів може бути на одному номері та скільки спроб з однієї адреси за годину. Код відсіює ботів, стелі — тих, хто вводить його справді.

SMS клієнту

Шлюз належить вашій організації: свій договір із TurboSMS, своє підтверджене альфа-ім'я, свій рахунок. Ключ задається в Налаштування → SMS клієнтам і ніколи не повертається назад із системи — видно лише, чи він заданий.

• Які статуси пишуть клієнту — налаштування воронки, а не код;
• шаблон свій, підставляються номер, пристрій, статус, проєкт, клієнт, посилання;
• перед відправкою система питає: SMS коштує грошей і не відкликається, а статус часто виправляють через секунду;
• один статус — одне повідомлення: рух туди-сюди не переслює SMS;
• поки шлюз не ввімкнено, черга не збирається — нічого не накопичується «на потім».

Як підключити: сім кроків

1. Акаунт у TurboSMS. Реєструєтесь на turbosms.ua, подаєте на підтвердження ім'я відправника (альфа-ім'я — те, що клієнт побачить замість номера) і поповнюєте рахунок. Підтвердження імені займає день-два і робиться на боці оператора: до нього SMS не підуть, скільки б налаштувань ви не зберегли.
2. API-ключ. У кабінеті TurboSMS → API, копіюєте токен.
3. Налаштування → SMS клієнтам. Вписуєте ім'я відправника й ключ, вмикаєте «Надсилати SMS», зберігаєте. Ключ більше ніколи не повертається з системи — видно лише, що він заданий. Щоб замінити, введіть новий; порожнє поле лишає старий.
   Зелений рядок «Шлюз працює» означає, що система готова писати клієнтам. Якщо замість нього видно попередження про NOTIFICATIONS_ENABLED — відправку вимкнено на рівні сервера, і це вирішується не тут; напишіть нам.
4. Проєкти → ваш проєкт → «Коли писати клієнту». Два режими, і це головне рішення тут:
   • Тільки вручну (за замовчуванням) — система не надішле нічого сама, приймальник тисне кнопку в замовленні;
   • Питати при зміні статусу — при переході в статус із позначкою система спитає, надсилати чи ні.
   Увімкнення шлюзу саме собою не починає розсилку: повідомлення коштує грошей і не відкликається, тож перший крок — ваш, а не системи.
5. Воронка статусів (там же, у проєкті). На кожному статусі — галочка «писати клієнту», свій текст і окрема галочка «питати перед відправкою». Типово пише лише «Готово»: клієнта цікавить, коли забирати, а не кожен крок усередині майстерні.
6. Шаблони. Порожнє поле — вбудоване формулювання. Змінні в подвійних дужках: {{number}} {{device}} {{client}} {{status}} {{project}} {{code}} {{link}} {{deadline}} {{total}} {{due}}. Невідома змінна лишається в тексті як є — щоб описку було видно з першого тестового повідомлення, а не з дірки в тексті, який уже пішов клієнту.
7. Перевірка. Приймаєте пробне замовлення на свій номер і тиснете в ньому «Квитанція». У блоці «SMS клієнту» тієї ж картки видно кожне повідомлення: текст, номер і стан — надіслано, у черзі чи помилка зі словами шлюзу. «Надіслано» тут ніколи не припускається: це відповідь TurboSMS з id повідомлення, а не наша надія.

Кнопки в картці замовлення працюють у будь-якому режимі: «Квитанція» (одразу після приймання, замість паперу), «Статус» (написати поточний стан) і «Відгук» — остання вимкнена, поки річ не видана: просити відгук у людини, яка ще не отримала свій телефон, — найшвидший спосіб отримати поганий відгук.

Кириличне SMS ріжеться на сегменти по 70 символів, і кожен сегмент — окремі гроші. Тому посилання на квитанцію в системі коротке (/r/КОД, 33 символи), а довгий текст шаблону варто рахувати очима: «Ваш ремонт готовий, чекаємо» — один сегмент, той самий текст із побажанням гарного дня — вже два.

Чеки, акти й фіскалізація

Кміт друкує рахунок на оплату, товарний чек на продаж і акт виконаних робіт на замовлення — усі три з тих даних, які вже є в системі. Рахунок і акт потрібні, коли платить юрособа: без рахунку вона не почне, без акта не закриє.

Рахунок виписується з замовлення або з накладної, у тому числі з чернетки: безготівкова угода йде у зворотному порядку до роздрібної — спершу узгоджений перелік і рахунок, потім гроші, і аж потім товар їде зі складу. Номер рахунку — це номер замовлення чи накладної, тож платіж із цим номером у призначенні одразу знаходить свою угоду. «До сплати» рахується як разом мінус уже оплачене, тому після передоплати той самий рахунок друкує залишок.

Банківські реквізити впишіть у налаштуваннях проєкту, у полі «Реквізити для рахунку»: IBAN, банк, ЄДРПОУ, система оподаткування. Поки воно порожнє, рахунок відкриється, але не надрукується — вигаданого IBAN не буває, а папірець без нього ніхто не оплатить.

Товарний чек не є фіскальним, і так на ньому й написано. Фіскальний чек видає ПРРО і має власний номер у ДПС; папірець, який виглядає як фіскальний, але ним не є, — це проблема сервісу під час першої ж перевірки.

Що таке ПРРО і кому він потрібен

Якщо ви приймаєте гроші від фізичних осіб і не належите до винятків, закон вимагає видавати фіскальний чек. ПРРО — це програмний касовий апарат: сервіс, який реєструє чек у ДПС і повертає його номер. Працює він зміною: зміну відкривають на початку дня і закривають Z-звітом у кінці. Забута відкрита зміна на добу — типова причина штрафу.

Який провайдер

Ми плануємо підключення до Checkbox і Вчасно.Каса — обидва дають HTTP-API, тож касовий апарат не потрібен: чек друкується на тому ж термопринтері, на якому ви друкуєте квитанції.

Ключ ПРРО належить вашій організації, а не платформі — так само, як SMS-шлюз. Один спільний ключ означав би чеки одного ФОП від імені іншого.

Зареєструватись у Checkbox можна тут: my.checkbox.ua. Це наше партнерське посилання — кажемо прямо, щоб ви знали.

Чому чек не буде «просто проводкою в касі»

Каса в Кміт — управлінський облік: скільки грошей у вас і звідки вони. У фіскального чека своє життя: зміна, номер у ДПС, скасування, Z-звіт. Тому чек буде окремим об'єктом, який посилається на проводку, а не її полем. Інакше «оплачено» в замовленні почало б залежати від того, чи доступна зараз ДПС, — а вона доступна не завжди.

Звіти

«Борг клієнтів» і «Очікуваний дохід» — різні числа, і їх постійно плутають. Борг — гроші за пристрої, які вже віддали. Очікуваний дохід — роботи по замовленнях, які ще стоять у вас. Множини не перетинаються, тому складати їх безглуздо.

Часті питання

Чи можна виправити проведений документ?

Правильний спосіб — зустрічний документ. Історія має лишатись відтворюваною: залишок, який не можна пояснити рядками, — це не облік.

Що бачить клієнт за публічним посиланням?

Номер, статус, пристрій, несправність і дати. Ні цін, ні коду розблокування, ні внутрішніх коментарів, ні імен співробітників — такі посилання пересилають далі, і це враховано.

Чи є мобільна версія?

Це той самий сайт: кожен екран перевіряється на 320 і 390 пікселях, бо замовлення приймають з телефона в руках, а не сидячи за монітором.

Чи можна працювати в кількох організаціях з одного логіна?

Так. Пошта унікальна глобально, а належність до організацій — окремо, тож другий акаунт заводити не треба.