Рахунок на оплату: документ, з якого угода починається
До нас прийшли монтажники відеоспостереження — питали, чи підійде система. Підійшла вся, крім одного документа, і саме того, що стоїть перед роботою: без рахунку бухгалтерія замовника не має підстави для платежу.
Номер рахунку — це номер замовлення
Не власна нумерація. Платник пише його в призначенні платежу, і саме за цим рядком гроші потім знаходять свою угоду.
Окремий лічильник дав би другий номер на ту саму справу і таблицю «виставлені рахунки», яка рано чи пізно розійшлася б із замовленнями.
«До сплати» — це разом мінус оплачене
Тому найчастіший випадок монтажу вирішується сам: перший рахунок виписаний на все, а після передоплати той самий рахунок друкує залишок. Не треба ані другого документа, ані рахувати різницю руками.
Виписується і з чернетки накладної
Це не описка. Безготівкова угода йде у зворотному порядку до роздрібної: спершу узгоджений перелік і рахунок, потім гроші, і аж потім товар їде зі складу. Рахунок лише по проведеному означав би «відвантажте, а рахунок пізніше» — так з юрособою не працюють.
Реквізити — окремим полем
IBAN, банк, ЄДРПОУ і система оподаткування живуть у налаштуваннях проєкту, у полі «Реквізити для рахунку». Не в шапці квитанції: шапку забирає з собою кожен клієнт з вулиці, а рахунок бачить лише той, хто платить безготівкою.
Поки поле порожнє, рахунок відкриється, але не надрукується сам. Вигаданого IBAN не буває, а папірець без нього ніхто не оплатить — тож краще сказати про це вам, ніж бухгалтерії замовника.
Сума прописом
Не прикраса бланка: рахунок без неї бухгалтерія повертає, і угода стоїть тиждень через рядок, якого немає. Рід числівника при цьому залежить від валюти — «одна гривня», але «один долар», — і саме на цьому місці такі речі й ламаються тихо: «двадцять один гривня» виглядає як текст і нічим не падає.