Початкові залишки — не прихід
Перше, що робить майстерня при переході з іншої системи, — заводить те, що вже лежить на полицях. Спокуса очевидна: створити оприбуткування і закинути в нього всю тисячу позицій. Товар стане на місце, кількість зійдеться, собівартість порахується.
Що піде не так
Прихід означає рівно одне: вам щось продали. З цього випливає:
- у постачальника зʼявляється борг на всю суму складу — якого не існує;
- звіт закупівель показує, що ви витратили пів мільйона за один день;
- баланс контрагента брехатиме, поки хтось не «оплатить» цей фантом.
Найгірше, що це не помітно одразу. Товар на полиці, залишки правильні — неправда зʼявиться в перших же фінансових звітах, коли шукати причину вже далеко.
Як правильно
Окремий вид документа — «Початкові залишки». Рухає товар точно як прихід і навмисно ним не є: ніхто нічого не продавав, платити нема кому, і жоден фінансовий звіт його не рахує.
Собівартість указується та сама, за якою товар лежить у старій системі. З цього моменту вона живе своїм життям: наступний прихід зсуне середню, видача в ремонт спише за поточною.
Порада з практики
Заводьте залишки частинами, а не однією тисячерядковою простирадлом. Кілька документів по двісті рядків легше перевірити очима, а якщо в вивантаженні з старої системи трапиться сюрприз — переробляти доведеться двісті рядків, а не всі.
І звірте підсумок із файлом одразу: вартість складу в системі має зійтися з тим, що показувала стара програма. Розбіжність у копійках — округлення, розбіжність у сотнях — це позиція, яку варто знайти сьогодні, а не через місяць.